SOS te permite importar los valiosos datos disponibles en “Mis Comprobantes emitidos y recibidos” de AFIP / Clave Fiscal. De esta forma se facilita enormemente la tarea de ingreso de datos para aquellos clientes que no poseen estructura administrativa.
Atención! Click aquí si preferís hacer esta importación en forma automática
Con la importación de Mis Comprobantes contarás con los datos para impuestos y contabilidad de tu cliente con SOS como así también realizar una carga de datos inicial en SOS. Una vez importada la información a SOS, se pueden manejar cuentas corrientes, generar DDJJ IVA, IIBB, proyección de Ganancias y utilizar demás asistentes y contabilidad.
Te invitamos a leer el instructivo hasta el final ya que hay gran cantidad de opciones para mejorar la calidad de los datos importados.
¿Sabías que la importación de Mis Comprobantes puede programarse para ser realizada en forma automática?
La importación manual te da más opciones y por ende capacidad de maniobra, pero sugerimos que tengas en cuenta AutoImpo, que procesará Mis Comprobantes en forma automática cada día (y sin costo adicional): https://www.sos-contador.com/blog/2020/07/11/impoauto-la-importacion-automatica-de-mis-comprobantes-que-levanta-cada-dia-los-datos-de-compras-y-ventas-de-tus-clientes-en-tu-sos/
¿Cómo descargo comprobantes Emitidos y Recibidos desde de Clave Fiscal / Mis Comprobantes?
Ingresar a la web de AFIP con Clave Fiscal y localizar “Mis Comprobantes” en la lista de sistemas:
Al ingresar al sistema “Mis Comprobantes” se presentarán dos opciones. A efectos de este ejemplo utilizaremos “Recibidos”, aunque ambas opciones funcionan exactamente igual. Clickear sobre “Recibidos”:
A continuación se verá un formulario donde se debe especificar filtros de consulta. La rutina de SOS ha sido diseñada para importar meses completos, por lo tanto recomendamos clickear la opción “Este mes”, como se muestra en la siguiente imagen:
Si se desea importar varias veces en el mes no hay problema, sólo se tomarán los comprobantes nuevos del conjunto de los registros ya que SOS reconoce por CAE los comprobantes que ya han sido importados en la oportunidad anterior. Si se desea importar el mes pasado, localizar el botón “Mes pasado” en vez de “Este mes”
De una u otra forma, una vez especificados los filtros, presionar el botón para realizar la consulta, al final del formulario. Se verá una lista de resultados, de a cinco por vez. No es necesario mirar los resultados ni pasar a la siguiente página, simplemente clickear sobre el botón “XLS” como se muestra a continuación:
Se obtendrá el archivo XLSX correspondiente a los comprobantes recibidos. La misma operación se puede realizar para comprobantes emitidos, si se lo desea.
¿Cómo adapto un XLS al archivo modelo de Mis Comprobantes?
Podés adaptar cualquier XLS al archivo Mis Comprobantes para realizar importaciones a SOS-Contador. Es importante mantener la estructura del archivo modelo con sus columnas y filas, respetar los formatos de números en las columnas que tengan números y el formato “fecha” en la columna de fecha.
Para tener en cuenta:
Columna B – Tipo: es obligatorio completar el tipo de comprobante respetando estos formatos:
001 – FACTURAS A
002 – NOTAS DE DEBITO A
003 – NOTAS DE CREDITO A
006 – FACTURAS B
007 – NOTAS DE DEBITO B
008 – NOTAS DE CREDITO B
011 – FACTURAS C
012 – NOTAS DE DEBITO C
013 – NOTAS DE CREDITO C
Columna J – Tipo de Cambio: si son pesos se debe colocar el monto “1”
Columna K – Moneda: si es pesos se debe colocar el signo $ y si es dólar se debe colocar USD
Columna E – Número hasta: la numeración “Hasta” no es obligatoria
Columna F – Código de Autorización: el código de autorización no es obligatorio
Columna G – Tipo de documento: el tipo de documento es obligatorio, puede ser CUIT, CUIL o DNI
Columna H – Número de documento: el número de documento es obligatorio. Solo admite números.
Columna Q – Importe total: es obligatoria.
Las columnas de la R a la Z son opcionales.
A continuación facilitamos los modelos de archivo XLS Mis Comprobantes Emitidos y Recibidos:
¿Cómo importar de Mis Comprobantes a SOS-Contador (o sólo comparar)?
Crear tu cuenta en SOS-Contador. Desde el menú INICIO utilizar la opción “Importar Datos” y elegir importación desde AFIP / Mis Comprobantes
Ingresar al formulario de importación clickeando sobre inicio – importar datos – desde AFIP – Mis Comprobantes. Debes elegir el período adecuado, apuntar a los archivos descargados desde “Mis Comprobantes” (ambos o sólo uno de los dos) y elegir la cuenta contable a la cual se debe imputar el neto en forma predeterminada.
Para más precisión en las importaciones, es posible especificar parámetros adicionales de importación. Con estos parámetros (que describiremos más abajo en este artículo) es posible
- ajustar la cuenta ventas/compras de algún/os comprobante/s en particular
- especificar jurisdicción para todos los comprobantes o para alguno/s en particular
- especificar actividad económica para todos los comprobantes y/o para alguno/s en particular
- indicar cómo gravitarán los antecedentes del cliente/proveedor
- especificar manejos particulares de percepción IVA, IIBB y otros
- indicar si se desea importar el período completo o sólo se desea incorporar los comprobantes nuevos
¿Y si sólo quiero comparar Mis Comprobantes con SOS?
Si sólo deseas realizar una comparación entre lo que dice Mis Comprobantes con lo que registraste en SOS, podés utilizar el botón “Comparar y emitir informe de diferencias, sin importar”:
¿Cómo personalizo las imputaciones a cuentas de ventas y cuentas de compras?
En los parámetros iniciales se ha especificado cuentas predeterminadas para la importación. Existen dos ajustes adicionales para personalizar esto, presionando el botón “Ver opciones avanzadas”:
3.1 La casilla “Si ya existe el cliente/proveedor importado, repetir la cuenta contable de su último comprobante” sirve para utilizar el “histórico” en caso de estar cargando una operación con un cliente/proveedor ya existente en la base y ya imputado vía algún comprobante a alguna cuenta de ventas/compras respectivamente
3.2 Si se desea especificar cuentas contables para determinados comprobantes, será necesario cargarlas en la columna “U”, ingresando allí la codificación completa de la cuenta según el plan de cuentas. Ej.:04.01.01.001.001si se tratara de compras. Es importante ingresar la codificación exacta, de lo contrario se ignorará. También es importante utilizar cuentas de ventas si se trata de ventas y cuentas de egresos, bienes de cambio o bienes de uso si se trata de compras. De lo contrario se ignorarán. Tener en cuenta que si se hace esto, el dato ya quedará como antecedente para los clientes/proveedores y se tomará automáticamente para la próxima importación.
Si la importación ya se ha realizado, se puede reimputar rápidamente las cuentas contables siguiendo las instrucciones del siguiente artículo: Acciones masivas: cómo cambiar la jurisdicción IIBB y cuenta contable en bloque.
¿Cómo ajusto las jurisdicciones para IIBB?
Al realizar una primera importación desde Mis Comprobantes Emitidos / Recibidos, los clientes/proveedores nuevos se incorporan a SOS-Contador con la Provincia en la que se ha configurado el domicilio fiscal de la CUIT de tu cliente. Lo mismo sus comprobantes. Hay dos formas de ajustar esto con mayor detalle, presionando el botón «Ver opciones avanzadas»:
- 4.1 La casilla “Si ya existe el cliente/proveedor importado, repetir la Jurisdicción IIBB de su último comprobante” sirve para utilizar el “histórico” en caso de estar cargando una operación con un cliente/proveedor ya existente en la base y ya perteneciente a alguna Jurisdicción IIBB a través de algún comprobante.
- 4.2 Si se desea especificar jurisdicciones específicas para determinados comprobantes y así configurar correctamente la base para un armado de CM, será necesario cargarlas en la columna “T”, ingresando allí la codificación SIFERE de la jurisdicción. Ej.: 918 si se tratara de “San Juan”. Es importante ingresar la codificación exacta, de lo contrario se ignorará. Tener en cuenta que si se hace esto, el dato ya quedará como antecedente para los clientes/proveedores y se tomará automáticamente para la próxima importación.
Si la importación ya se ha realizado, se puede establecer rápidamente Jurisdicción IIBB siguiendo las instrucciones del siguiente artículo: Acciones masivas: cómo cambiar la jurisdicción IIBB y cuenta contable en bloque.
Para el caso de Consumidores Finales (CUIT 00-00000000-0), los comprobantes de ventas se importarán con la Jurisdicción IIBB predeterminada que se especifique en menú Inicio – Configurar CUIT, solapa Puntos de Venta:
¿Cómo asigno la actividad económica (importante para IIBB y para F2002 por actividad)?
En la misma línea de los parámetros antes descritos, se ofrecen distintas alternativas para asignar la actividad económica de los comprobantes de ventas, cuya lógica funciona así:
5.1 Si se desea especificar actividades específicas para determinados comprobantes y así configurar correctamente la base para la declaración IVA F2002, será necesario cargar las actividades en la columna «V», ingresando allí la codificación de seis dígitos para la actividad. Ej.: 472300 si se tratara de «Venta al por menor de tabaco». Es importante ingresar la codificación exacta, de lo contrario se ignorará. Tener en cuenta que si se hace esto, el dato ya quedará como antecedente para los clientes/proveedores y se tomará automáticamente para la próxima importación.
5.2 Si se marca “Si ya existe el cliente importado, repetir la actividad asignada a su último comprobante” (presionando el botón «Ver opciones avanzadas»):
- Si el cliente ya existe en la base de datos y sus comprobantes fueron alterados hacia una actividad diferente de la predeterminada para el punto de ventas, se asigna esa actividad «alterada».
- Si el cliente no existe en la base de datos o existe pero sus comprobantes no fueron alterados hacia una actividad diferente de la predeterminada, se asigna la actividad predeterminada del punto de venta (o la principal, si el punto de venta no tiene una actividad predeterminada).
5.3. Si NO se marca “Si ya existe el cliente importado, repetir la actividad asignada a su último comprobante” (presionando el botón «Ver opciones avanzadas»)
- Se usa la actividad predeterminada asociada al punto de venta.
- Si el punto de venta no tiene una actividad predeterminada se usa la principal.
Si la importación ya se ha realizado, se puede establecer rápidamente Actividad Económica siguiendo las instrucciones del siguiente artículo: Acciones masivas: cómo cambiar la jurisdicción IIBB y cuenta contable en bloque.
¿Dónde va a parar la diferencia entre el monto total y la suma de neto, IVA, exento y no gravado?
Los archivos “Mis comprobantes” incluyen netos, IVA, exentos, no gravados como composición y montos totales de comprobantes. No incluyen percepciones ni realizan otras discriminaciones. La diferencia entre el monto total y la suma de netos, IVA, exentos y no gravados se volcará al concepto seleccionado por el usuario en “Imputación de diferencias”, el cual se puede visualizar presionando el botón «Ver opciones avanzadas»
Se puede utilizar este selector para enviar la diferencia. En forma predeterminada, las diferencias se envían a “Otros impuestos”, esta opción es la que debe utilizarse si se utilizará la rutina de importación de “Mis Comprobantes Recibidos” en combinación con las rutinas de importación de Percepciones IVA e IIBB. El uso de ambas rutinas combinadas se explica más abajo, en el título “Uso combinado con importación de Percepciones”
¿Cómo indico la cancelación de contado de los comprobantes importados?
Asimismo es posible indicar que los comprobantes importados desde Mis Comprobantes queden marcados como cancelados. En su totalidad o sólo los emitidos a CF
Este selector se puede visualizar presionando el botón «Ver opciones avanzadas», y al desplegarlo mostrará las cuentas contables de caja y bancos:
¿Cómo realizo Importaciones parciales?
Al momento de importar, es posible especificar (presionando el botón «Ver opciones avanzadas») como manejar eventuales importaciones anteriores dentro del período. Si se desea realizar importaciones parciales que vayan engrosando el registro a lo largo del mes, es conveniente elegir la opción “Conservar importaciones anteriores y sólo importar los CAE nuevos”. De esta forma, si ya se fue asociando a lo largo del mes las facturaciones con sus cancelaciones, las mismas se conservarán intactas. De lo contrario, si no es de interés conservar estas asociaciones, se puede usar “Eliminar importaciones anteriores y reemlazarlas”.
¿Cómo hago el uso combinado con importación de Percepciones?
Es posible utilizar esta rutina de importación articulada con las rutinas de importación de percepciones IVA e IIBB sufridas, las cuales -en caso de encontrar comprobantes de compra de similares características- se integran a comprobantes de compras existentes.
Por ejemplo: se realiza la importación de Mis Comprobantes Recibidos y entre ellos se importa la FC A 1234 00004321 del proveedor Movistar. Dicha FC contiene percepciones e impuestos de varios tipos, los cuales al no estar discriminados irán a engrosar la cuenta “Otros Impuestos” como se explica en el punto 6, por diferencia entre el total y la suma de montos informados
Luego se realiza la importación del archivo de Percepciones IVA, en el cual una de sus filas registra una Percepción IVA de $66 en la FC A 1234 00004321 del proveedor Movistar. La rutina de importación buscará esta FC en el archivo. Dado que la encuentra, busca a continuación en esa FC si existe un monto disponible en la cuenta “Otros Impuestos”. Si detecta que hay un monto disponible y ese monto es igual o mayor a la percepción, “roba” monto de allí y lo reimputa a Percepción IVA, realizando la integración. Esto mismo sucede con importaciones de Percepciones IIBB.
Por lo tanto se recomienda realizar ante todo las importaciones de Mis Comprobantes y luego las de retenciones y percepciones. Para más información sobre importación de archivos de retenciones y percepciones, por favor leer: Carga de retenciones sufridas e importación de AFIP / Mis Retenciones: SS, Ganancias e IVA (Percepciones y Retenciones)
¿Cómo convertir comprobantes resumidos en detallados?
La importación Mis Comprobantes genera comprobantes de tipo “resumido”, compuestos de encabezado de comprobante y subtotales por alícuota IVA. Esto ocurre porque el archivo descargado de AFIP no contiene un detalle de productos o actividades, de manera que SOS no cuenta con la posibilidad de procesar estos datos. En los casos es que sea necesario discriminar por ejemplo dos o más actividades, o dos o más cuentas contables, es necesario convertir este comprobante resumido en un comprobante detallado, para así poder editar manualmente el detalle y ajustarlo al requerimiento impositivo o contable.
Para poder realizar esta operación, es necesario ingresar a inicio – ventas o inicio – compras, marcar con un check los comprobantes a convertir y utilizar la acción masiva “Convertir resumidos en detallados”, como se muestra en la siguiente imagen:
Luego se podrá ingresar al comprobante y realizar la edición.
¿Puedo agregar columnas personalizadas al archivo Mis Comprobantes, para importaciones más precisas?
Dado que el archivo original Mis Comprobantes descargado de AFIP carece de datos de gran utilidad para los aspectos de gestión, impositivos y contables, nosotros hemos agregado columnas opcionales para importación, descritas anteriormente en este mismo artículo. Estas son las columnas:
- Columna R: Perc. IVA, campo de tipo moneda
- Columna S: Perc. IIBB, campo de tipo moneda
- Columna T: Jurisdiccion IIBB, codificación SIFERE (ej.: 901)
- Columna U: Cuenta del neto, codificación SOS (ej.: 04.01.01.001.001) Atención! únicamente cargar códigos de cuenta.
- Columna V: Codigo de Actividad, codificación actividades económicas AFIP (ej.: 477190)
- Columna W: Centro Costo, debe coincidir exactamente con un CC creado en inicio – configurar CUIT
- Columna X: Observaciones, campo de texto libre
- Columna Y: Email del cliente o proveedor
- Columna Z: Teléfono del cliente o proveedor, preferentemente en formato whatsapp
Si se desea utilizar intensivamente estas columnas, sugerimos realizar una carga de comprobantes de prueba y utilizar inicio – exportar datos – exportación AFIP / Mis Comprobantes para verificar cómo se exponen y codifican los mismos, utilizando ejemplos reales.
Columnas opcionales para Percepciones
Si el usuario lo desea, puede cargar montos de percepciones IVA en columna “R” y de percepciones IIBB en columna “S”, las cuales son opcionales.
Si luego de sumar neto, IVA, exento, no gravado y percepciones opcionales cargadas por el usuario en columna R y S sigue habiendo diferencia respecto al total, esta diferencia se volcará al concepto seleccionado por el usuario en “Imputación de diferencias”, el cual se puede visualizar presionando el botón «Ver opciones avanzadas»
La cuenta predeterminada para la imputación de diferencias es “Otros Impuestos”, esta opción es la que debe utilizarse si se utilizará la rutina de importación de “Mis Comprobantes Recibidos” en combinación con las rutinas de importación de Percepciones IVA e IIBB. El uso de ambas rutinas combinadas se explica más abajo, en el título “Uso combinado con importación de Percepciones”
Columna opcional para Centro de Costos
Si el usuario lo desea, puede cargar el nombre de Centro de Costos en columna “W”, la cual es opcional. En caso de haber un dato en esta columna, y que el mismo se corresponda con uno de los centros de costo ya existentes en la base, se lo tomará como centro de costos del comprobante. Caso contrario, se tomará el centro de costos predeterminado de la base
¿Cómo hacer cuando el comprobante contiene más de una alícuota?
La principal carencia de la planilla entregada por el sistema “Mis Comprobantes” es que no se informa alícuota del neto. Si el comprobante tiene una sola alícuota, esto no es problema porque la misma se puede calcular en forma simple. Pero si el comprobante tiene más de una alícuota, aquí nos encontramos frente a un problema el cual hemos resuelto partiendo de la base de que las alícuotas más habituales (21% en primer lugar) y de que los comprobantes tienen sólo 2 alícuotas ya que con tres o más ya no tendríamos una punta desde la cual calcular.
Lo que hacemos es entonces utilizar monto neto y monto IVA calculando en primer lugar cuanto neto e IVA podemos “utilizar” al 21% y para el remanente probar las alícuotas 27, 10.5, 5 y 2.5 hasta que alguna “dé”.
¿Cómo excluir para siempre un cliente o un proveedor de las importaciones?
Si te cansaste de marcar como eliminados los comprobantes de un cliente o proveedor que no tienen que ver con la actividad de la empresa, podes marcar en ficha proveedor/cliente la casilla que mostramos a continuación:
Y luego confirmar presionando el botón “Confirmar”.
A continuación una lista de los errores más frecuentes al realizar importaciones:
Mensaje “error importando “CompraCbte”‘ y “error importando “VentasCbte”‘
El proceso es capaz de importar archivos XLSX descargados directamente desde AFIP, sin eliminar ni agregar filas ni columnas ni títulos. Si se recibe este error es que el archivo ha sido manipulado, la solución es descargar el archivo nuevamente e importarlo tal como se ha descargado. Si es necesario manipular el archivo (porque se agregaron detalles de jurisdicción, percepciones, cuentas contables, etc.) asegurarse que las modificaciones han sido realizadas en columna R y siguientes y que el archivo ha sido “guardado como” XLS versión Excel 97/2000
Mensaje “No se encontraron VENTAS nuevas” y “No se encontraron COMPRAS nuevas”
Los CAE de los archivos que se intentaron procesar ya se encuentran en SOS. Por tal razón no se los ha importado nuevamente. Esta restricción previene duplicación de comprobantes y asimismo permite importar archivos de mes completo varias veces en el mes, ya que sólo se importarán los comprobantes nuevos. Si se desea “pisar” una importación anterior y sobreescribir los comprobantes, se debe clickear el botón de opciones avanzadas y, en el último selector, elegir la opción “Eliminar importaciones anteriores de este período”. Esta opción sobreescribirá los CAE. Se muestra en la siguiente imagen:
Anulación y eliminación de comprobantes importados
Éste proceso es igual para los comprobantes importados en compras, ventas y en la contabilidad, ya que los mismos pasan automáticamente a la registración contable.
Primero se procede a anular el comprobante y luego a eliminarlo, de esa manera hay un doble control por parte del sistema.
Paso 1 anulación:
Se debe seleccionar el comprobante a anular, marcándolo con una tilde.
Acto seguido, se debe seccionar la opción “anular marcados” que aparece en rojo o bien la papelera. De ésta forma surge el primer aviso de anulación, siendo el usuario quién debe aceptar y el sistema procede “a tacharlo”.
Pero aún no está eliminado definitivamente, sino que el mismo no será tenido en cuenta para ningún tipo de informe, ni en los asientos contables.
Paso 2 eliminación definitiva:
Se debe seleccionar el botón rojo “Eliminar anulados” o “Eliminación definitiva”
Es importante destacar, que el proceso de anulación se puede revertir seleccionado la opción “Desanular comprobante o Desanular marcados”, pero una vez eliminado el comprobante, no se puede volver a recuperar. Para ello se deberá importar nuevamente siguiendo el proceso más arriba indicado.
