SOS-Contador provee un manejo de cheques propios y en cartera que se dispara a través de pagos y pagos/cobros respectivamente y cuya vista y gestión de pasaje a bancos se realiza desde el menú Inicio – Gestión de Cheques. Explicamos a continuación la operatoria de cheques en nuestro soft.
Cuentas Banco y “Banco” – “Cheques diferidos”
Al crear tu CUIT se creó automáticamente un plan de cuentas conteniendo una cuenta genérica “Banco” junto a su complementaria “Banco – Cheques diferidos”. Si sólo utilizas un banco, podrías utilizar este juego de cuentas.
Supongamos por el momento que sólo manejamos un banco. Al final de este instructivo añadimos el apartado que explica cómo manejar múltiples cuentas de bancos, si es el caso.
Cómo crear el primer cheque propio
Ingresar a Inicio – Pagos. Elegir una fecha y proveedor y en detalle del recibo, donde dice “cuenta destino” elegir “Banco – Cheques diferidos”. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: fecha de pago, número y monto. Completar todos esos datos y confirmar el pago clickeando “Guardar” al final.
Listo! Se ha creado un cheque propio.
Para ver cheques propios y depositarlos
Ir a “Inicio – Gestión de cheques – Cheques propios” donde se observará la lista con posibilidad de filtros (por ejemplo: Emitidos / Depositados):
En la última columna de esa lista se encuentra el botón desde el cual realizar el depósito, indicando la fecha y confirmando. Este botón disparará un movimiento de fondos desde “Banco – Cheques diferidos” hasta “Banco” y actualizará el estado del cheque.
Cómo crear el primer cheque en cartera
Ingresar a Inicio – Cobros. Elegir una fecha y cliente y en detalle del recibo, donde dice “cuenta destino” elegir “Valores a depositar “. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: Banco, fecha de cobro, número y monto. Completar los datos y confirmar el cobro clickeando “Guardar” al final.
Se ha creado un cheque de terceros.
Para ver cheques de terceros
Ir a “Inicio – Gestión de cheques – Cheques de terceros” donde se observará la lista con posibilidad de filtros (por ejemplo: Emitidos / Depositados):
En la última columna de la lista se puede realizar acciones de depósito del cheque, para lo cual se debe indicar fecha y cuenta destino. Esto se muestra en la imagen anterior.
Para utilizar cheques de terceros en pagos
También es posible realizar pagos utilizando los cheques que se encuentran “sin depositar”. Para hacer esto, ingresar a “Inicio – Pagos”, completar datos de encabezado del pago y en el detalle de cuentas, elegir “Valores a depositar”. El SOS mostrará la lista de cheques disponibles, y al elegir alguno de ellos su estado cambiará automáticamente:
Dos tipos de avisos de vencimientos!
1) En la página de inicio, dentro del widget de avisos de vencimientos, se verá un aviso cuando el cheque está dentro de los tres días de su vencimiento y no fue depositado o aplicado a pagos:
2) Aviso por correo electrónico, 3 días antes del vencimiento si no fue depositado o aplicado a pagos
Para trabajar con múltiples cuentas de bancos
Si estás trabajando con más de una cuenta bancaria, al realizar el primer pago de la segunda cuenta, en vez de elegir “Banco – Cheques diferidos”, SIMPLEMENTE tipeas el nombre de tu banco de la manera que vos lo reconozcas. Por ejemplo “Banco COMAFI”. Esa cuenta no existe en el plan de cuentas predeterminado, así que el sistema te invitará a crearla, mostrandote la siguiente imagen:
La clave aquí es elegir “Banco” como Rubro. Este es el dato que SOS-Contador utiliza para detectar que se está creando una cuenta de bancos. Con ese dato, se crearán DOS cuentas: una la “normal” Banco Comafi (para depósitos y transferencias) y la otra la “cheques diferidos”, que AUTOMÁTICAMENTE será nombrada como Banco Comafi – Cheques diferidos. De contar con más bancos, repetir este proceso.
Cómo ingresar un cheque de terceros que no provenga de Cobros?
En primer lugar, se debe crear una nueva cuenta desde Incio/Cuentas Contables con nombre distinto a Valores a Depositar, por ejemplo Cheques en Cartera u otra similar, a partir de la cuenta ¨Caja¨ como rubro:
Luego, utilizar dicha cuenta para registrar ¨solo desde Movimiento de Fondos¨ casos similares a un aporte de socios o reintegro de siniestro o similar.
De esa manera, luego de registrar el ingreso de valores por este medio, también deberán aplicarse las salidas de los mismos con destino a pagos que no correspondan a Proveedores, desde Movimientos de Fondos, utilizando el campo Observaciones del registro para identificar el destino del mismo.
En caso de que un cheque ingresado por este medio se utilice para Pagos a Proveedores, recomendamos utilizar una cuenta ¨Puente¨ como Caja u otra al efecto, para ser Debitada en Movimientos de Fondos y Acreditada en Pagos a Proveedores.
Respecto al uso de cheques en cartera para pagos por devolución de préstamos, deudas con sindicatos u otros, que no son Pagos a Proveedores, sí podrá utilizarse la cuenta Valores a Depositar en Movimientos de Fondos a ese solo efecto y permitirá seleccionar cheques en cartera.
Mensaje “Este comprobante contiene al menos un valor ya utilizado en otros comprobantes, por lo tanto no es posible editarlo”
El mensaje continúa así: “Deberían modificarse los comprobantes relacionados con TODOS los valores, y eliminar la relación con los mismos para liberarlos y así poder editar este comprobante.”
El motivo de este mensaje es el siguiente. Al editar un comprobante con valores que ya fueron utilizados en otros comprobantes puede aparecer este mensaje. Ejemplo: en un cobro se recibieron cuatro cheques de terceros, los cuales se fueron depositando en cuatro diferentes fechas. El último de los cuatro cheques es rechazado y se pretende modificar el cobro por el cual se recibieron los cuatro cheques, dejando sólo tres y eliminando el cuarto. Esto no será posible de hacer en forma directa, y se recibirá el mensaje de error descrito arriba.
El procedimiento para modificar el cobro es:
- Liberar todos los cheques, eliminando los tres depósitos que sí se pudieron realizar (tomando nota de cada uno de los depósitos, ya que luego se los deberá reconstruir)
- Modificar el cobro original, eliminando el cuarto cheque. Esto se podrá hacer porque todos los cheques de ese cobro fueron liberados
- Luego reconstruir los depósitos de cada uno de los tres cheques que efectivamente fueron depositados
