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EL BLOG

Facturación recurrente: cómo incluir leyendas variables en la descripción de productos/servicios?

Para el caso de facturas de venta recurrentes por prestaciones de servicios cuya descripción contiene el período del servicio prestado, el cual deseamos que se actualice mes a mes, se dispone de textos «comodín» que se pueden incluir en la descripción del producto.

Por ejemplo: una facturación mensual por la cual cada mes se factura «prestación de servicios profesionales» y se desea que junto a la descripción del servicio aparezca el período, quedando como «prestación de servicios profesionales 05/2019».

Paso 1: crear una venta en «modo detallado»

Ingresar a inicio – ventas y localizar el formulario de carga de nueva venta. Los comprobantes de venta se pueden cargar en modo resumido (resumen de montos por alícuota) o en modo detallado (detalle de ítems, sean estos productos y/o servicios). Se debe utilizar el modo detallado, el cual se activa en el comprobante tal como se muestra en la siguiente imagen:

Paso 2: crear el producto o servicio incluyendo los «comodines» de fecha

1) Dentro de la factura de venta, crear nuevo producto y dentro de la descripción del producto utilizar el comodín «#periodoactual#»

2) En pantalla se verá la descripción del producto incluyendo el comodín, pero al imprimirse la factura o generarse el PDF, el comodín será reemplazado por el dato real.

Existen tres comodines

#periodoactual#: se reemplaza por mes/año de la fecha factura
#periodoanterior#: se reemplaza por mes/año anterior al de la fecha factura
#cuenta#: se reemplaza por descripción de la cuenta contable

Los comodines se ingresan tal como se ve, sin acentos y con los símbolos # a derecha e izquierda. Si ya se cargaron artículos, se puede ir a inicio – productos y modificar las descripciones de los artículos que se desee, alterando o agregando el comodín #periodoactual# o #periodoanterior#. Tener en cuenta que este reemplazo se realiza al momento de la impresión / envío de la FC por e-mail. No se verá en pantalla al editar el comprobante, en pantalla se verá “#periodoactual#” o “#periodoanterior#”

Una vez creado un mes completo de facturas correctamente configuradas con estas leyendas variables, se puede utilizar la función de copia masiva para copiar las FC de un mes al siguiente, y ya no será necesario tocar las descripciones, las cuales se actualizarán automáticamente. La función de copia masiva se detalla en el siguiente artículo: Cómo copiar comprobantes de ventas de un mes a otro?

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Esta función es parte de la versión FREE, no es necesario suscribir para utilizarla. O sea que podés crear tu CUIT en forma gratuita y sin límite de tiempo, y utilizar los comodines para que las descripciones de productos incluyan textos variables. Además, acompañamos tu día a día con constantes mejoras y actualizaciones.

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