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EL BLOG

Cómo invitar a otros usuarios a compartir base con distintos niveles de permisos

«Compartir base» es la forma en que varios usuarios puedan operar simultáneamente el SOS compartiendo bases de datos de uno o varios contribuyentes. Esta función es gratuita y sin límite en cantidad de usuarios con acceso simultáneo.

Cada base tiene un «dueño» o «creador», normalmente el titular del estudio. Este usuario contador «dueño» o «creador» de una CUIT es quien debe crear las bases del estudio y luego usar el botón «compartir base» para ofrecer a clientes, colaboradores o colegas la posibilidad de acceder simultáneamente a las bases que decida compartir, para trabajar en forma colaborativa y siempre manteniendo el control sobre los usuarios y permisos otorgados:

  • Un cliente podría cargar sus ventas, posiblementes sus compras, cobros y pagos para llevar autónomamente sus cuentas corrientes
  • Un colaborador podría realizar la carga y análisis de datos si el cliente no cuenta con la estructura para hacerlo
  • Un data entry podría cargando datos masivamente
  • Un colega o auditor podría colaborar en un análisis de situaciones puntuales

Sólo el «dueño» o «creador» de una CUIT puede compartir sus bases. Por otra parte los datos de Facturación, Administración de usuarios y Administración de CUITs de usuarios Premium (inicio – configurar usuario y estudio) sólo serán visibles para el usuario Premium, y no para sus invitados que sólo verán menú inicio – configurar usuario.

La función compartir bases es parte de la versión FREE, no es necesario suscribir para utilizarla. O sea que podés crear tu CUIT en forma gratuita y sin límite de tiempo, y utilizar la función de Compartir base con ilimitada cantidad de usuarios.

Cómo compartir bases

La forma de compartir bases es simple. Primero acceder a la CUIT que se desea compartir, y luego presionar el botón «Compartir base» en la barra superior. SOS mostrará un cuadro de diálogo donde definir a quién se quiere compartir y qué nivel de acceso se le quiere otorgar:

Ingresando cada correo electrónico y presionando Enter, completar la lista de personas con quien se desea compartir. Eligiendo luego el nivel de acceso y presionando el botón «Compartir» de color verde se configura su nivel de acceso, pasando los invitados a la lista de «Colaboradores». Por último será necesario presionar el botón «Compartir» de color azul. En ese momento SOS envía por correo electrónico las invitaciones, que llegarán a los invitados junto a instrucciones para acceder.

IMPORTANTE: para que no falle la invitación!

1) Asegurarse de que al tipear la dirección de tu invitado, esta aparezca en azul, como se muestra en la siguiente imagen:

2) Esto se logra presionando ENTER justo al finalizar de tipear la dirección de correo electrónico.
3) Luego elegir nivel de acceso y presionar el botón verde «Compartir»
4) Luego presionar el botón azul «Confirmar»

Cómo cambiar permisos o eliminarlos

En todo momento es posible modificar el nivel de permisos que se ha otorgado a un invitado, o eliminarle dichos permisos. Para hacer esto, basta con presionar el botón «Compartir base», buscar el invitado en la lista y en el sector derecho del mismo elegir otro nivel de acceso o presionar el botón con el tachito de basura para eliminar completamente cualquier tipo de acceso a esta CUIT. Se muestra en la siguiente imagen:

Qué tipos de permisos hay

De manera predeterminada, existen cuatro tipos de permiso para seleccionar:

Full Todos los permisos disponibles (sólo para la base actual): accede de la misma manera que lo hace el usuario propietario
Auditor Accede todas las opciones sin poder modificar datos (sólo para la base actual): ingresa a cualquier opción de menú,
no puede crear, modificar ni eliminar nada
Cliente Accede a las opciones del menú Inicio (sólo para la base actual): dicho de otra manera, puede ingresar ventas, compras, cobros, pagos, manejar cheques e importar archivos. También puede acceder al menú gestión y todos sus reportes. Pero no accede a asistentes impositivos ni contables.
Data entry Accede sólo a carga de ventas, compras, cobros, pagos y movimientos (sólo para la base actual)
Extra Full TODOS los permisos para TODAS mis bases, ACTUALES Y FUTURAS: accede de la misma manera que lo hace el usuario FULL y lo hará en todas las bases actuales y futuras. Por favor leer abajo la particularidad de este permiso que debe ser utilizado con mucha precaución.

El permiso «Extra Full», utilizarlo con precaución

Recomendamos tener extremo cuidado con este permiso ya que cualquier base actual o cualquier base futura que se cree que cree estará estará compartida en forma predeterminada con el usuario que reciba permisos «Extra Full».

Para usuarios de alto nivel de confianza pero con quienes se prefiere ir agregando permisos sobre los CUIT de a uno, lo más apropiado es seguir usando el permiso «Full» que sólo tendrá alcance dentro de la base que se está compartiendo.

Opciones avanzadas: permisos más específicos

Si ninguno de estos perfiles es ajusta al uso que se desea para el usuario invitado, es posible elegir la última opción «Avanzado» y presionar la ruedita a su derecha, como se muestra a continuación:

Como resultado, se abrirá un cuadro de diálogo donde se podrá elegir en detalle los permisos que se desea otorgar:

Para simplificar la asignación de permisos en este cuadro de diálogo, es posible elegir uno de los perfiles y luego agregar o quitar a partir de este perfil. También es posible copiar los permisos que se han otorgado a otro usuario. Ambas operaciones se realizan desde los botones «Perfil» y/o «Usuario» en la parte superior de este cuadro de diálogo.

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Esta función es parte de la versión FREE, no es necesario suscribir para utilizarla. O sea que podés crear tu CUIT en forma gratuita y sin límite de tiempo, y utilizar la función de Compartir base con ilimitada cantidad de usuarios.

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