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EL BLOG

Cheques propios y de terceros

SOS-Contador provee un manejo de cheques propios y en cartera que se dispara a través de pagos y pagos/cobros respectivamente y cuya vista y gestión de pasaje a bancos se realiza desde el menú Inicio – Gestión de Cheques. Explicamos a continuación la operatoria de cheques en nuestro soft.

 

Cuentas Banco y “Banco” – “Cheques diferidos”

Al crear tu CUIT se creó automáticamente un plan de cuentas conteniendo una cuenta genérica “Banco” junto a su complementaria “Banco – Cheques diferidos”. Si sólo utilizas un banco, podrías utilizar este juego de cuentas.

Supongamos por el momento que sólo manejamos un banco. Al final de este instructivo añadimos el apartado que explica cómo manejar múltiples cuentas de bancos, si es el caso.

 

Cómo crear el primer cheque propio

Ingresar a Inicio – Pagos. Elegir una fecha y proveedor y en detalle del recibo, donde dice “cuenta destino” elegir “Banco – Cheques diferidos”. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: fecha de pago, número y monto. Completar todos esos datos y confirmar el pago clickeando “Guardar” al final.

Listo! Se ha creado un cheque propio.

 

Para ver cheques propios

Ir a “Inicio – Gestión de cheques – Cheques propios” donde se observará la lista con posibilidad de filtros (por ejemplo: Emitidos / Depositados):

En la última columna de esa lista se encuentra el botón desde el cual realizar el depósito, indicando la fecha y confirmando. Este botón disparará un movimiento de fondos desde “Banco – Cheques diferidos” hasta “Banco” y actualizará el estado del cheque.

 

Cómo crear el primer cheque en cartera

Ingresar a Inicio – Cobros. Elegir una fecha y cliente y en detalle del recibo, donde dice “cuenta destino” elegir “Valores a depositar “. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: Banco, fecha de cobro, número y monto. Completar los datos y confirmar el cobro clickeando “Guardar” al final.

Se ha creado un cheque de terceros.

 

Para ver cheques de terceros

Ir a “Inicio – Gestión de cheques – Cheques de terceros” donde se observará la lista con posibilidad de filtros (por ejemplo: Emitidos / Depositados):

En la última columna de la lista se puede realizar acciones de depósito del cheque, para lo cual se debe indicar fecha y cuenta destino. Esto se muestra en la imagen anterior.

 

Para utilizar cheques de terceros en pagos

También es posible realizar pagos utilizando los cheques que se encuentran “sin depositar”. Para hacer esto, ingresar a “Inicio – Pagos”, completar datos de encabezado del pago y en el detalle de cuentas, elegir “Valores a depositar”. El SOS mostrará la lista de cheques disponibles, y al elegir alguno de ellos su estado cambiará automáticamente:

Dos tipos de avisos de vencimientos!

1) En la página de inicio, dentro del widget de avisos de vencimientos, se verá un aviso cuando el cheque está dentro de los tres días de su vencimiento y no fue depositado o aplicado a pagos:

2) Aviso por correo electrónico, 3 días antes del vencimiento si no fue depositado o aplicado a pagos

 

Para trabajar con múltiples cuentas de bancos

Si estás trabajando con más de una cuenta bancaria, al realizar el primer pago de la segunda cuenta, en vez de elegir “Banco – Cheques diferidos”, SIMPLEMENTE tipeas el nombre de tu banco de la manera que vos lo reconozcas. Por ejemplo “Banco COMAFI”. Esa cuenta no existe en el plan de cuentas predeterminado, así que el sistema te invitará a crearla, mostrandote la siguiente imagen:

La clave aquí es elegir “Banco” como Rubro. Este es el dato que SOS-Contador utiliza para detectar que se está creando una cuenta de bancos. Con ese dato, se crearán DOS cuentas: una la “normal” Banco Comafi (para depósitos y transferencias) y la otra la “cheques diferidos”, que AUTOMÁTICAMENTE será nombrada como Banco Comafi – Cheques diferidos. De contar con más bancos, repetir este proceso.

Problemas con certificados AFIP no correspondientes

La obtención del certificado digital de AFIP requiere un background técnico bastante específico, que tal vez no todos los contadores cuentan.

 

El proceso de obtener un certificado digital requiere un archivo .KEY generado por el usuario y obtiene un archivo .CRT generado por AFIP. Ambos archivos conforman un para único y sólo funcionan juntos, tal como una llave con una cerradura. Si uno de los dos es alterado, la puerta no funciona. Si uno de ellos es usado con un par que no le corresponde, la puerta no funciona.

 

Existe una web donde puede verificar la correspondencia de archivos .CRT y .KEY
https://www.sslshopper.com/certificate-key-matcher.html

 
Para utilizar la web, hay que abrir cada uno de los dos archivos .CRT y .KEY en un bloc de notas y pegar el contenido en los cuadros de texto de la web. Arriba el .CRT y abajo el .KEY

 
En caso de que estos archivos no coincidan, este es el resultado que se obtendrá:

 
Si este es el caso, será necesario buscar los archivos .CRT y .KEY correspondientes. Si estos archivos se han perdido, se puede obtener un par nuevo siguiendo las instrucciones de este artículo: http://www.sos-contador.com/2017/04/05/como-renovar-certificado-vencido-u-obsoleto/

Dos fechas de corte: gestión y contable

A requerimiento de nuestros usuarios, hemos implementado un desdoblamiento de la “Fecha de corte” que se utilizaba como control de carga de comprobantes en períodos cerrados.
 
A partir de la versión subida recientemente, se podrá manejar dos fechas de corte:
 

  • Fecha de corte Gestión: esta se establece automáticamente cada vez que se genera el asiento de cierre de IVA (desde Asistentes AFIP / Asistente F.2002) impidiendo la carga de comprobantes de compras, ventas, cobros, pagos y movimientos de fondos con fechas previas al período IVA declarado. De ser necesario, es posible modificar esta fecha de corte desde Inicio – Configurar CUIT – Fiscal – Fecha de corte Gestión. Esto permitirá cargar datos con fechas arbitrarias.
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  • Fecha de corte Contable: esta se establece automáticamente cada vez que se genera el asiento de cierre, refundición y apertura contable (desde Contabilidad / Generador de Cierre, Refundición y Apertura) impidiendo la carga de asientos contables con fechas previas al año fiscal cerrado. De ser necesario, es posible modificar esta fecha de corte desde Inicio – Configurar CUIT – Fiscal – Fecha de corte Contable. Esto permitirá cargar datos con fechas arbitrarias.
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    SOS-Contador, el soft – en tu web

    Es posible añora añadir a la web de tu estudio el login a SOS-Contador, incorporando el siguiente código en el lugr de la página que decidas, y con la ayuda de tu diseñador:

     

     

    Con esto podrás brindar acceso directo a SOS para tus clientes directamente desde tu web. El acceso se verá de la siguiente manera:

     

     

    Para opciones personalizadas de acceso (sólo clientes Premium), deberías comunicarte con nosotros a través del botón de soporte técnico en la barra superior.

    Cómo emitir factura electrónica en SOS-Contador?

    SOS-Contador te facilita la emisión de factura electrónica acompañándote paso a paso.

     

    Paso 1) Crear la factura de venta

    Lo primero es cargar la factura de venta, desde Inicio – Ventas, y completando cada uno de los campos de datos del formulario. Recordá que si lo deseas podés usar el teclado para cargar cada dato, presionando la tecla Enter para pasar de un campo al otro.

    Una vez completados todos los datos, presionar el botón “Guardar”

     

    Paso 2) Emitir la factura electrónica

    Una vez cargada la factura de venta y confirmada con el botón “Guardar”, vas a ver la factura en el listado de ventas. También verás un botón “Emitir Factura Electrónica”. Al presionar este botón, el sistema intentará obtener factura electrónica.

    Si los datos son correctos y se cuenta con la información suficiente (certificado digital), obtendrás el CAE en pocos segundos. Si los datos no son correctos o si el certificado digital NO fue subido, el sistema te guiará en el proceso de obtención del certificado digital.

     

    Paso 3) Obtener certificado digital (sólo en caso de no haberlo gestionado anteriormente)

    Este otro instructivo te guía paso a paso para obtener el certificado digital frente a AFIP

    También podrás personalizar las facturas a imprimir o enviar por correo electrónico, refiriéndonte al siguiente artículo sobre personalización de recibos y facturas

    Errores habituales al pedir CAE (factura electrónica AFIP)

    SOS-Contador es un software que emite factura electrónica con CAE, pedido en forma individual o en bloque. En respuesta al pedido de CAE, el servicio de AFIP puede devolver un número de CAE o puede devolver un error. Ambas situaciones se reflejan en el listado de comprobantes, como se muestra en la siguiente imagen:

     

     

    Aquí abajo desarrollamos una lista de errores frecuentes al solicitar CAE

     

    Error: WSAA.CallWSAA > ns1:cms.bad: El CMS no es valido

    Esto ocurre cuando se hace el pedido de .CRT (certificado digital) con una combinación errónea de los .KEY y .CSR que enviamos a los usuarios. Solución: usar el juego correcto de .KEY y .CSR al pedir el .CRT, siguiendo las instrucciones detalladas en http://www.sos-contador.com/2017/04/05/como-renovar-certificado-vencido-u-obsoleto/

     

    Error: WSAA.CallWSAA > ns1:coe.notAuthorized: Computador no autorizado a acceder al servicio

    Esto ocurre cuando no se asocia correctamente el servicio WSFE al contribuyente. Solución: revisar cuidadosamente el paso 5 del instructivo http://www.sos-contador.com/2017/08/02/en-51-pasos-como-obtener-certificado-digital-e-incorporarse-a-factura-electronica-version-ago2017/

     

    Error: WSFEv1.Dummy > SSLError

    Esto ocurre cuando el servicio de AFIP no responde adecuadamente. Solución: intentar la facturación más tarde.
    Error: 600: ValidacionDeToken: No validaron las fechas del token GenTime, ExpTime, NowUTC: Esto ocurre cuando está mal seteada la fecha del servidor, pero habitualmente es reflejo de malos funcionamientos en el servicio de AFIP. Solución: intentar la facturación más tarde.

     

    Error: 500-599: Error interno devuelto por el servidor AFIP

    El mensaje puede variar de acuerdo al error, por ejemplo, el error 501 muestra el siguiente texto: “Error interno de base de datos – Metodo XXX”. Es un error temporal de infrastructura en los servidores internos de AFIP. Solución: esperar algunos minutos (recomendable entre 15 y 20 min) y reintentar la operación.  

     

    Error: 602: No existen datos en nuestros registros para los parametros ingresados. 10016: Campo CbteFch Debe estar comprendido en el rango N-10 y N+10 siendo N la fecha de envío del pedido de autorización para 2 (Servicios) o 3 (Productos y Servicios)

    Esto ocurre cuando se intenta generar comprobante con fecha más antigua o más en el futuro que 10 días respecto al día de hoy. Solución: ajustar la fecha del comprobante para que sea igual a hoy más / menos 10 días.

     

    Error: 602: No existen datos en nuestros registros para los parametros ingresados. 10016: El número o fecha del comprobante no se corresponde con el próximo a autorizar. Consultar metodo FECompUltimoAutorizado.

    Esto ocurre cuando se pide un comprobante con una fecha anterior a la última fecha en la que se obtuvo CAE, ej. se obtuvo CAE para la fecha 12/ABR/2016 y se intenta LUEGO obtener CAE para la fecha 11/ABR (un día antes). Solución: ajustar la fecha del comprobante para que sea igual o posterior a la del último CAE obtenido.

     

    Error: 10015: Para facturas B (CbteDesde igual a CbteHasta) mayor o igual a $1000, DocTipo debe ser uno de los valores devueltos por el método FEParamGetTiposDoc distinto a 99 y DocNro deberá ser mayor a 0.

    Esto ocurre cuando se intenta generar un comprobante de más de $1000 a un cliente “Consumidor Final” (código de tipo de documento 99) en vez de hacerlo a uno identificado con DNI (código de documento 96) o con CUIT (código de documento 80). Solución: editar el comprobante y cambiarlo de “cliente Consumidor Final” a un cliente con Nombre y Apellido y nro. de documento en formato 00xxxxxxxx0, siendo xxxxxxxx un número de documento de ocho dígitos. Se ejemplifica en la siguiente imagen:

    En 5+1 pasos: cómo obtener Certificado Digital e incorporarse a Factura Electrónica (versión AGO/2017)

    Importante: si estás renovando un certificado vencido u obsoleto (por renovación de certificados exigida por AFIP), utilizar este otro instructivo: http://www.sos-contador.com/2017/04/05/como-renovar-certificado-vencido-u-obsoleto/

     

    Paso 1: Habilitar el servicio “Regimenes de facturación y registración (REAR/RECE/RFI)”
    Darlo de alta desde https://auth.afip.gov.ar/contribuyente/ mediante Servicios Administrativos Clave Fiscal – Administrador de Relaciones de Clave Fiscal.

    Instructivo paso a paso en:
    https://servicios1.afip.gov.ar/genericos/guiasPasoPaso/VerGuia.aspx?id=163

     

    Paso 2: Crear punto de ventas para factura electrónica

    Ingresar al servicio “Administración de puntos de venta y domicilios”

    1. Seleccionar la empresa, ingresar al menú A/B/M de Puntos de Venta y buscar el botón “Agregar” al final del formulario.
    2. Ingresar el número de punto de venta, nombre de fantasía, seleccionar “RECE para aplicativo y web services” como sistema de facturación asociado, elegir Domicilio y luego presionar Aceptar
    3. Hecho ésto, ya habrá sido dado de alta el punto de venta, quedando listo para su utilización.

    Tomar nota del punto de venta habilitado, ya que sólo se podrá facturar utilizando este número de punto de venta (Ejemplo: 0004)

     

    Paso 3: Generación de certificado digital – primer paso – archivo CSR

    El certificado digital es la “llave” que permitirá identificarse frente a AFIP cada vez que se emita una factura.

    Si ya sos usuario de SOS-Contador (incluidos los usuarios gratuitos), podrás obtener el archivo .CSR desde Inicio – Configurar CUIT, tal como se muestra en la siguiente imagen:

    Si no sos usuario de SOS-Contador, podrás realizar este paso con el software “openSSL” (que se puede descargar gratuitamente desde aquí) ejecutando luego de instalado los siguientes dos comandos:

    1. openssl genrsa -out 20202020202.key 2048
    2. openssl req -new -key 20202020202.key -subj “/C=AR/O=NOMBRE_DE_TU_EMPRESA/CN=LOCALHOST/serialNumber=CUIT 20202020202” -out 20202020202.csr

    Reemplazar 20202020202 con el CUIT real y el NOMBRE_DE_TU_EMPRESA por el nombre de la empresa real. Como resultado se obtendrá el archivo .CSR necesario para obtener el certificado digital

     

    Paso 4. Generación de certificado digital – segundo paso – archivo CRT

  • Con el archivo .CSR obtenido en el paso anterior, lo siguiente es obtener el certificado digital .CRT desde el sitio de la AFIP. Para ello dirigirse a https://auth.afip.gov.ar/contribuyente/.
  • Una vez dentro de tu Clave Fiscal, podés ingresar al servicio Administración de Certificados Digitales y completar los datos tal como se muestra en la imagen: el alias correspondiente y el archivo .CSR generado en el paso anterior. Presionar “agregar alias” para confirmar los datos.
  • Una vez agregado el alias se verá el nombre del mismo junto a la leyenda “ver”. Clickear sobre “ver”.
  • Luego aparece una ventana con un link para “descargar” el certificado (archivo .CRT), ese es el certificado digital expedido por AFIP que permitirá realizar la facturación.
  • NOTA: Es MUY importante que sepas donde bajaste el archivo .CRT obtenido en este proceso, será requerido en el siguiente paso

     

    Paso 5. Asociación del Contribuyente al WebService de Factura Electrónica

  • Ingresar a Servicios Administrativos Clave Fiscal – Administrador de Relaciones de Clave Fiscal
  • Presionar el botón Nueva Relación – Buscar Servicios – AFIP WebServices (presionar el botón cuyo ícono es el logo AFIP y luego clickear sobre la palabra WebServices)
  • Buscar en el listado: Facturación Electrónica – Factura Electrónica
  • Hacer click para asociar el computador fiscal NOMBRE_DE_TU_EMPRESA al servicio de Facturación Electrónica. Presionar “Confirmar” luego para continuar
  • Una vez seleccionados el autorizante (tu CUIT), el representado (tu CUIT), el servicio (Facturación Electrónica) y el representante (Computador Fiscal identificado como NOMRE_DE_TU_EMPRESA), presionar el botón “Confirmar”
  • Listo! Ya está adherida la CUIT del Contribuyente al web service de factura electrónica de AFIP y ya contás con el archivo.CRT que conforma el certificado digital que necesitarás cada vez que emitas una factura frente a AFIP

     

    En este proceso intervienen aspectos de tecnología que pueden exceder los conocimientos del profesional. En general, un informático podrá realizarlos sin inconvenientes, en interacción con el Contador ya entrenado en el manejo y el conocimiento de la web de AFIP

     

    Paso 6. Como subir el certificado a SOS?

    Si ya tenés tu cuenta en SOS-Contador, podés subir los archivos para emitir factura electrónica ya mismo! Esto se hace desde Inicio – Configurar CUIT. En la solapa “Contribuyente” subir el archivo .CRT que obtuviste en el paso 2

    Listo, ya es posible facturar siguiendo los pasos de este otro instructivo

    Carga resumida vs. carga detallada

    Para la carga de comprobantes (tanto sea de compras como de ventas) se cuenta con dos formatos diferentes.

     

    CARGA RESUMIDA:
    La máscara de carga se presenta para efectuar una sola imputación contable y se esperan montos totales por alícuota, sin detalle de productos, como se observa a continuación:

     

    CARGA DETALLADA:
    Si en cambio, es necesario cargar una compra o venta con varios productos (para controlar stock y o imprimir facturas con detalle) o bien si es necesario realizar mas de una imputación contable (por ejemplo un bien de uso y un bien de cambio o un gasto), debe optarse por la CARGA DETALLADA

    De esta forma, se utiliza la carga de un “nuevo producto o servicio” (aunque no se lleve stock) para acceder a la posibilidad de efectuar mas de una imputación contable por comprobante a cargar.

    Una vez seleccionado un formato de carga resumida o detallada, el sistema recuerda el seteo, el cual es posible modificarlo en cualquier momento. También recuerda seteos diferenciados, como por ejemplo que las compras se cargan en forma resumida pero las ventas en forma detallada.

    Manipulación de productos en bloque

    Es posible realizar carga inicial completa de productos o modificaciones en bloque a productos utilizando las opciones de exportación e importación de productos de SOS-Contador.

     

    Exportar XLS

    Si ya tenés una base de productos en SOS-Contador y deseas realizar un cambio de precios, de alícuotas, de descripciones, o depurar el listado eliminando registros y/o agregando otros registros, la operación a tu medida comienza utilizando la opción “Exportar XLS” de Inicio – productos. Con esta opción podrás bajar a XLS la lista completa de productos y realizar las modificaciones que consideres con el software de manejo de planillas de cálculo de tu elección

     

    Y si estoy arrancando con una base de productos vacía?

    En este caso, la operación comienza con la bajada del XLS modelo a utilizar para volcar tus propios datos respetando las columnas del modelo. Este XLS se puede bajar desde Inicio – Importar datos – Importación de Productos desde XLS.

     

    Importar XLS

    Una vez completo el archivo XLS con los productos, sus precios y alícuotas de IVA, el siguiente paso es importarlos a SOS-Contador. Esto se hace desde Inicio – Importar datos – Importación de Productos desde XLS. Presionar el botón “Subir archivo” para localizar el archivo a subir y decidir si se marca o no la casilla “Eliminar todos los productos e incorporar sólo el archivo a importar”, el cual se deberá marcar si se desea vaciar completamente la base. Luego presionar “Subir archivo” para completar la información.

     

    La importancia de los códigos

    Al momento de actualizar precios, descripciones y/o alícuotas, el sistema utiliza como criterio de identificación el campo “código” del producto. Suponiendo que existiera en la base histórica un producto con el código “CODGEN01” y precio $1000, en el caso de importar un XLS en el cual existe también un producto CODGEN01 con precio $1200, ese último pasará a ser el nuevo precio del producto en la base de SOS-Contador. Al realizarse importaciones, los códigos históricos son “pisados” por sus equivalentes importados en el XLS, de existir.

    Carga inicial de saldos a favor de IVA

    Para el caso de comenzar a trabajar con un cliente nuevo en SOS-Contador y necesitar cargar saldos a favor de IVA u otras cuentas, la solución es contable y la desarrollamos en el siguiente post:

    En el primer mes de uso, los saldos deben estar cargados con fecha del mes anterior, en un asiento de la DDJJ de IVA que refleje el saldo a favor del mes devengado. El sistema identifica las dos cuentas de saldo a favor pertenecientes a Otros Créditos, el IVA del primer y segundo párrafo y las usa para el desarrollo posterior de la información.

     

    Cómo cargar el asiento de carga inicial?

    El asiento de carga inicial de saldos debe cargarse en Contabilidad / Carga de asientos manuales. El informe de DDJJ IVA F2002 toma el saldo de las cuentas de IVA saldo a favor (1ero y 2do párrafo) al último día del mes anterior al que se efectúa el cálculo. A partir de allí se puede generar el asiento automático desde el propio informe F2002 y el asiento se verá reflejado en la contabilidad. El sistema lo genera con fecha del último día del mes.

    En éste punto de menú se registran también los asientos de apertura, de ajustes contables (costo, amortizaciones, etc.), refundición de cuentas y cierre de libros.

    En Contabilidad / Asientos automáticos desde gestión el sistema refleja automáticamente los asientos generados a partir de los comprobantes de ventas, cobros, compras, pagos y movimiento de fondos.

     

    Cómo generar los asientos de saldos de IVA posteriores?

    Desde el informe F2002 DDJJ de Iva se puede generar el asiento automático de devengamiento de la DDJJ. Al final del informe se encuentra un botón verde que realiza ésta operación y limita la carga de comprobantes en ese mes ya que el sistema asume que se ha presentado la DDJJ.

    Por ello recomendamos generar el asiento después de confirmar la presentación de la DDJJ.